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ビジネスメールの基本的なルール その3

1)差出人名を設定していますか? どなたかからメールが届くと、メールの差出人名のところに名前が入っていることがあります。 これは、その方がメーラーで差出人名の設定をしておられるからだと思います。 差出人名があると、誰から届いたメールなのか、パッとひと目でわかって便利ですよね。 これは、あなたのメールを受け取る側からしても同じ事です。もしまだ自分のメールの「差出人名」を 設定していないのならば、設定しておきましょう。設定の方法はメーラーごとに違うので、ここでは省きます。

2)どんな「差出人名」にするか

例えば、差出人名が”hoge@woofoo.net”などのメールアドレスそのままだと、パッと見て誰からなのかわかりにくいです。 また、ビジネスメールの場面で自分のニックネームを設定するのも、受け取るクライアントにしてみれば誰かわからない上に、失礼に当たります。 やはりここでは自分の本名を、略さずフルネームで設定することをオススメします。 また、自分の名前の前や後ろに、屋号があるならば入れておくと更にわかりやすくて良いと思います。 ローマ字で設定しても良いでしょう。ローマ字の場合、”T.Yamada”くらいの略し方はあっても大丈夫ではないでしょうか。

3)「差出人名」はなるべく変えないように

メーラーで差出人名を登録したら、なるべく変えないようにしましょう。 変えてしまうと、受け取った側に混乱を与えてしまいます。 またメーラーでメール検索する際に、「差出人名」で検索することがよくあります。そうすると、「差出人名」を変えている場合に検索の妨げにもなってしまいます。 わかりやすい「差出人名」を登録して、それを使い続けるようにしましょう。 (この記事は過去のstudio woofoo ブログからアクセス数が多かったものを保存して公開しています)]]>