ビジネスメールの基本的なルール その2

本日は、先日に引き続きビジネスメールの書き方の第二回を書きたいと思います。

1)HTMLメールではなく、テキストメールで

電子メールの形式には、HTMLメールとテキストメールの2つの形式があります。
テキストメールはその名の通りで、シンプルに文字情報のみが送信されます。
一方HTMLメールは、リッチテキスト形式とも呼ばれ、WEBサイトのように文字を装飾したり、画像を埋め込んだりできます。
HTMLメールの方が便利そうですが、ビジネスメールではシンプルなテキストメールを利用します。
なぜHTMLメールが敬遠されるのかというと、以下の様な理由があります。
・メールの容量が大きくなる上、ウイルス感染の危険性が増す
・メーラーによっては読めない
・引用返信の時に、書式が崩れる上に引用部分の区別がつきにくくなる
これらの理由以外にも、ビジネスメールでは特にHTMLメールの機能が必要ないということもあります。

2)返信は翌日までに

ビジネスメールは基本、毎日受信し確認します。そうしないと、業務に支障が出ることもあります。
ライターならば、納品した次の日に直しの連絡が入ることも。そういった場合にはすぐに対応しなければなりません。
まず、受け取ったメールを”すぐ返事ができるメール”と”返事に時間がかかるメール”に分けて、対応を決めましょう。
すぐ返事できるものは、その場で返信メールを作成し、送信します。
”返事に時間がかかるメール”の中で、処理に日数がかかりそうなもの以外は、翌日までに確認事項を処理して返信メールを書き、送信します。
そして、処理に日数のかかりそうなものは、その旨をメールにしてひとまず連絡を入れておきます。処理ができたら、忘れずにメールを送りましょう。
もしも、休暇や体調不良、入院などで、長期間メールが返せないという場合になったら、そのことをメールをもらうかもしれない相手に連絡しておくと良いでしょう。

3)読み返してから送信

ライターとしての仕事と同様、送信する前にはメールを読み返しましょう。
内容が冗長になっていないか、誤字・脱字はないか、失礼な表現はないか、しっかり確認してから送信しましょう。

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