ビジネスメールの基本的なルール その1

ビジネスメールの書き方について書いてみたいと思います。

1)1つのメールに1つの用件を

ビジネスメールの基本的なルールで、まず覚えておきたいのが「1通1件の原則」です。
その名の通り、1つの用件ごとに1通のメールを作成して送信するのです。
現在では、インターネットの通信料金も定額制となり、速度も向上していますから、
一昔前のように、メールの容量や文字数を気にすることはないでしょう。
しかし、だからといって長々と文章を書いて送信するのは、読む側にとって情報を整理する際にとても不便です。
また、メールを受け取ることが多い昨今ですから、1件のメールを読むのにあまり時間をかけるのも仕事に差し障ります。
ですから、1通のメールに1件の用件を、内容をシンプルにまとめ、読みやすくして送信するというのがマナーとして大切になります。

2)件名はわかりやすく

仕事についてのメールには、どんな案件のメールであるのかわかるように、的確な件名を付けましょう。
なぜなら、メーラーの受信ボックスを見ただけで、どのメールが今読むべきものか、ひと目でわかるからです。
これは受け取った側にとって便利ですし、件名を変えずに返信してもらえば、自分にとってもわかりやすくなります。
もちろん、本文と同じく、ダラダラした長文を件名にしては意味がありません。メーラーによっては省略されることも。
件名はなるべく短くし、必要事項だけにすると良いでしょう。また、会社ごとに差別化したものにすれば、理解してもらいやすくなります。
それから、利用しやすいものとして、【】や()といった記号もあります。
例えば、件名の頭に【至急】・【再送信】などとつければ件名が目立ち、内容もわかりやすくなりますし、
件名の後ろに(案)・(○○株式会社)などとつければ補足情報としてわかりやすくなります。

今回はここまでです。

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