ビジネスメールの基本的なルール その5
1)やりとりの記録として使う 最近のメーラーでは、「返信」をクリックして相手へ返信メールを作成しようとすると、元メールの本文が全文引用され、文頭に”>”がついた状態で表示されます。これが返信(全文)引用です。 お互いが返信引用をつけてメールをやりとりしていくと、今までの内容がわかり、とても便利です。 ただ、どうしてもメールが”本文+返信引用部分”となるので、何度も繰り返していると長くなってしまいます。 引用部分が長くなっていると感じたら、必要な部分だけを残し、あとは削除してしまってもいいと思います。
2)引用部分を利用して返信する
相手のメールに一問一答形式で返信したいときは、引用(部分)返信は便利です。 相手からの質問や確認(日時など)についての部分を残し、その下にその問いへの返答を記載します。 例えば>開催日は○月X日または△日にしようと思いますが >ご都合いかがでしょうか? こちらとしましては、どちらの日程でも参加可能が△日のほうが希望です。といったような利用の仕方ですね。 こうすれば相手にとっても内容が確認しやすく、メールを書くこちらとしても書きやすいのではないでしょうか。