ビジネスメールの基本的なルール その5

今回は、「返信引用」についてのお話をさせていただきます。

1)やりとりの記録として使う

最近のメーラーでは、「返信」をクリックして相手へ返信メールを作成しようとすると、元メールの本文が全文引用され、文頭に”>”がついた状態で表示されます。これが返信(全文)引用です。
お互いが返信引用をつけてメールをやりとりしていくと、今までの内容がわかり、とても便利です。
ただ、どうしてもメールが”本文+返信引用部分”となるので、何度も繰り返していると長くなってしまいます。
引用部分が長くなっていると感じたら、必要な部分だけを残し、あとは削除してしまってもいいと思います。

2)引用部分を利用して返信する

相手のメールに一問一答形式で返信したいときは、引用(部分)返信は便利です。
相手からの質問や確認(日時など)についての部分を残し、その下にその問いへの返答を記載します。
例えば

>開催日は○月X日または△日にしようと思いますが
>ご都合いかがでしょうか?
こちらとしましては、どちらの日程でも参加可能が△日のほうが希望です。

といったような利用の仕方ですね。
こうすれば相手にとっても内容が確認しやすく、メールを書くこちらとしても書きやすいのではないでしょうか。

3)返信引用のマナー

まず、引用している部分がはっきりとわかるようにすることは大切なマナーです。
メーラーによっては、返信引用で部分引用をしようとすると、返信部分と新しく書くところが、返信符(>)がとれてしまいゴチャゴチャになる場合があります。このような場合は、手動で返信符をつけるか、メーラーの返信符の設定を見直しておく必要があるでしょう。
また、やりとりの途中で第3者をCCやBCCで参加させる場合も注意が必要です。
許諾なく返信引用をしたままでメールを送ってしまうのはマナー違反になります。
必ず許可を得るようにし、差し障りがあるようなら、新しくメールを起こすようにするべきです。

以上、全五回にわたってビジネスメールの基本を書いてきました。ひとによっては、簡単すぎたという声も聞こえてきそうですが、案外、見直してみるといろいろな発見があると思います。

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