ビジネスメールの基本的なルール【1】

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編集プロダクションstudio woofoo
ビジネスメールの書き方は、会社によって異なる場合もありますが、ある程度の「基本ルール」があります。本記事では、ビジネスメールの基本的なルールについてご紹介します。

1)1つのメールに1つの用件を

まず覚えておきたいビジネスメールの基本的なルールは、「1通1件の原則」です。1つの用件に対して、1通のメールを作成して送信することが大切です。

一昔前のように、メールの容量や文字数を気にすることはないにしても、長々と文章を書いて送信するのは、読む側にとって迷惑です。
また、メールの件数も昔と比べて多くなっています。なかには、1日に100通以上もやりとりするという方もいるのではないでしょうか?そのため、1通のメールで複数のことを書いてしまうと、後から読み返す際にわかりづらくなってしまいます。結果として、相手にとってはもちろん、自身にとっての検索性も下がってしまいます。
このことから、内容をシンプルにまとめ、読みやすくして送信することが、ビジネスメールのマナーといえます。

2)件名はわかりやすく

仕事についてのメールには、どんな案件のメールであるのかわかるように、的確な件名を付けましょう。
これは、受信ボックスを見ただけで、どのメールが今読むべきものかをひと目で判別してもらうためです。また本文と同様、シンプルに内容を総括し、読みやすくします。
さらに、件名を変えずに返信する癖をつけましょう。都度件名を変えるのは、スレッド表示をしている人にとっては困りものです。同じ件名であれば連なって表示されていたはずが、別のメールとして表示されてしまうからです。

他に件名で利用しやすいものとして、【】や()といった記号があります。
例えば、件名の頭に【至急】・【再送信】などとつければ件名が目立ち、内容もわかりやすくなります。
また件名の後ろに(発注)・(進捗)などと付ければ、よりメールの意図がわかりやすくなります。
会社によっては【会社名】要件(補足情報)、という形で統一している場合もあるため、会社のルールに従いながら、簡潔な件名を作ると良いでしょう。

<補足>
社内メールでも、この件名ルールは役に立ちます。当社では、以下のようなルール付けを徹底することで、社内メールの見落としを防止しています。
○【確認依頼】
 内容について確認してほしいときに使用
○【対応依頼】
 内容について何かしらの対応をしてほしいときに使用
○【入電→○○さん】▲▲株式会社/■■様
 誰から誰に入電があったかをわかりやすく伝える

ビジネスメールのルールには、「相手への心遣い」と「自身が履歴を追いやすくする」という2つの意味合いがあります。ルールを守るか守らないかで、作業がはかどったり、逆に手間取ったりするものです。相手にとってスムーズに読みやすく、自身にとって検索性に優れたメールを心掛けましょう。